对外文书是对外交往的书信形式是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规所以起草和送对外文书是政策性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件如果格式与行文不合常规也可能引起收件人的误解和不愉快如果文内有其他错误则会造成更为严重的后果。因此书写对外文书要求文字严谨、精炼、准确客套用语合乎惯例格式要美观大方打印要整洁。
收到各类文书要尽快处理切勿拖压尤其是外交上的文书往来收下回复或不予置理以至拒收退回都反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般情况下除某些纯属通知性的文电外应以相应的文书进行答复或复谢。
一、几种对外文书
（一）照会
照会分正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元、政府脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名出并用第一人称写成。一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关出行文用第三人称加盖机关印章一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。
正式照会用于：1．重大事情的通知。如国家领导人的变更大使、领事的更换承认、断交、复交等事项的正式通知。2．重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约建议召开双边、多边国际会议互设领事馆委托代管本国财产国家元、政府脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。3．隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。4．为了表示对某一件事的特别重视也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化普通照会的使用范围也越来越广政府之间关于重要国际问题的来往现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分给当地各外交代表机关的亦称通告照会。例如外交部用以向外交团送各种事务性通知、规定、条例等照会以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印受文机关可写“各国驻----国外交代表机关”。
（二）对外函件
对外函件（包括外交函件）形式简便使用范围较广。国家领导人、外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式。根据内容情况凡属重要者视为正式函件凡属事务性者视为便函。一般说来领导人和外交代表之间的亲笔签名信即属外交函件。
（三）备忘录
备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节或用来重申外交会谈中的谈话内容。可面交或送交对方无客套语、致敬语开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解可预先写成备忘录面交对方也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见如果用照会过于郑重时可使用备忘录。有时为了提醒某一件事作为一种客气的催询也可送交备忘录。
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
（四）电报
国家领导人、外交代表各部门和机构亦常用电报同外国相应人员及单位进行文书往来。电报多用于祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名电人亦应具职衔和全名或机构名称。
电报可直收电人亦可有关国家外交部转或通过驻外使馆转交。
二、对外文书使用的要求
格式使用对外文书先要注意格式不要用错。如外长和外交代表使用正式照会不要用普通照会的格式非外交代表机构使用对外函件不要用照会格式等等。
人称人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中一般不用“我们”一词普通照会一般以单位名义用第三人称写成称对方亦用第三人称不可用“贵方”或“贵馆”等措词而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外签署者与受文者要相适应即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等如元对元总理对总理外长对外长。但也有特殊情况如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“----向----致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语非外交机关的对外文书也不用这一套语照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。事务性的文书亦用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页应紧跟正文后另起一段。
称呼文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称文中第一出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。（“称呼”详见第二章第九节。）
国名文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称以后可用简称。但有些国家由于情况特殊如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。
有些国家由于生革命、政变或其他原因国名可能改变须随时注意不要写错。
译文对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关送事务性函件也可仅用本国文字不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文“字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同翻译时应注意要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
三、我国对外文书格式范例
正式照会例一：代办介绍信----
国外交部长----阁下
阁下：
在中华人民共和国驻----国特命全权大使赴任之前我委派中华人民共和国驻----国大使馆参赞（或-等秘书）----先生为临时代办办理建馆事宜。
我现在向你介绍----先生请予接待并对他执行任务给予一切便利。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部长（签字）
一九----年-月-日于北京
注：1．此介绍信需印正副本各一份正本面交驻在国外交部长副本面交驻在国外交部礼宾司长。
2．正本用带国徽、带外交部衔的照会纸印副本用无国徽、无外交部衔的白照会纸印。
正式照会例二：大使就任通知
（----）----字第----号----
国特命全权大使----阁下
阁下：
我已于一九----年-月-日向----国主席（总统、国王）----阁下（陛下）递交了中华人民共和国主席----阁下任命我为中华人民共和国驻----国特命全权大使的国书。
我在就任时诚恳地向阁下表示我将尽力同你建立良好的联系以加强我们两国之间的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国驻----国
特命全权大使（签字）
一九----年-月-日于----
注：第二段措词可视不同情况作适当的变动。
正式照会例三：转送电报
（----）----字第----号----
国外交部长----阁下
阁下：
在----共和国成立----周年之际我向您致以热烈的祝贺并荣幸地送上中华人民共和国国务院总理----阁下致----国总理----阁下贺电一则请代为转交。电报全文如下：
“----（都名称）----
国总理----阁下：。（电文）
中华人民共和国国务院总理----
一九----年-月-日于北京”
注：转送电报的照会如电报内容在照会文中陈述则也可略去电报的抬头与落款。如电报作为附件单印则一般有抬头与落款。
普通照会例一：申述态度
（----）部-字第----号----
国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向----国驻华大使馆致意并谨就----问题申述如下：。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
一九----年-月-日于北京
普通照会例二：通知协定生效
（----）部-字第----号----
国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向----国驻华大使馆致意并谨通知如下：
中华人民共和国政府对于一九----年-月-日在北京签订的中、-两国政府----合作协定已履行了手续。鉴于----政府已于一九----年-月-日通知中国驻----国大使馆----国政府批准了该协定根据协定第-条的规定该协定将自本照会出之日起正式生效。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
一九----年-月-日于北京
普通照会例三：大使临时离任通知
（----）-字第-号
各国驻----外交代表机关：
中华人民共和国驻----大使馆向各国驻----外交代表机关致意并谨通知如下：
中华人民共和国特命全权大使----先生阁下将在-月-日暂时离开----回国休假；在他离任期间由大使馆参赞（-等秘书）----先生担任临时代办主持馆务。
顺致最崇高的敬意。
（盖使馆带国徽铜印）
一九----年-月-日于----
对外函件例一：复访问日期----
（都名称）----
国政府总理----阁下
阁下：----
大使----先生阁下已经在-月-日转交了阁下的来信。阁下建议我去----访问的时间可以定在-月-日左右。这个时间对我是完全适合的我完全同意。如果对贵国政府方便的话我准备从-月-日起到-月-日在----进行-天访问。
我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。‘
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国国务院总理（签字）
一九----年-月-日于北京
对外函件例二：吊唁----
国驻----国特命全权大使----阁下
阁下：
惊悉----国----（职衔）----先生不幸逝世。我谨代表大使馆全体馆员并以我个人名义向你并通过你向----国政府和----先生的家属表示深切的哀悼。
中华人民共和国驻----国
特命全权大使（签字）
一九----年-月-日于----
对外函件例三：通知-
字第----号
各国驻华外交代表机关：
我局根据我国有关部门的决定现通知各国驻华外交代表机关如下事项：。
顺致崇高的敬意。
（盖局印）
一九----年-月-日于北京
便函例一：应邀
亲爱的----先生：
承蒙盛情邀请共进晚餐甚为感谢。您提出的两个日期如能定在-月-日对我将合适。我期待着同您愉快的见面。
祝您身体健康----
（签字）
一九----年-月-日于----
便函例二：婉拒
亲爱的----先生：
蒙您邀请我观看----演出甚为感谢可惜该晚我已另有约会不能前往观看深为抱歉。
祝您愉快----
（签字）
一九----年-月-日于----
备忘录例一：对外表态----
总理致----国总理----的备忘录
一、中国政府欢迎并且支持一九----年-月-日至-日在----举行的----会议为促进中-两国解决----问题所作的努力。
二、。
以上两点只在中-双方官员会晤以前和会晤期间有效不影响双方官员会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。
一九----年-月-日于----
注：此件是作为照会附件出的备忘录。
备忘录例二：陈述意见
备忘录
根据----国政府关于----关于协定的建议中国政府表示同意进行签订该协定的谈判。
中国政府的意见在----协定中应包括下列各款：----
……
…………
当然上述各款可按双方愿望补充或变更。
请将上述事宜转达贵国政府。
一九----年-月-日于----
注：此件为面交备忘录。
电报例一：贺电----
（都名称）----
共和国共和国总统----阁下：
在----共和国独立----周年的时候我谨向阁下表示祝贺。
祝贵国繁荣昌盛人民幸福。
中华人民共和国主席----
一九----年-月-日于北京
电报例二：慰问电----
（都名称）----
共和国总统----阁下：
惊悉阁下因车祸负伤谨向阁下表示诚挚的慰问。
中华人民共和国国务院总理----
一九----年-月-日于北京
电报例三：祝寿----
（都名称）----
共和国----协会主席----先生：
在您----岁生日的时候我代表中华全国----学会并以我个人的名义向您表示衷心的祝贺。
祝您健康长寿。
中华全国----学会主席----
一九----年-月-日于北京
四、名片
名片一般为1o公分长6公分宽的白色卡片。夫人名片规格略小。也有夫妇印同一名片的。外国习惯姓名印在中间职务用较小字体印在姓名下面。我国习惯职务用较小号字体印在名片左上角姓名印在中间。如同时印中外文则一面为中文另一面为外文。外文按国际习惯排印。商业用名片则除姓名、职务尚印有办公地点、电话号码以及寓所地址等等。单位名片只在中间印机关名称。
（名片样式略）
国际上使用名片比较普遍主要是作自我介绍之用。
外交场合也可用名片作为简单的礼节性通信往来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、吊唁等等。使用时视不同用意用铅笔在名片左下角写上几个表示一定含义的法文小写字母。例如祝贺对方国庆或其他节日在名片上注上p.f.（敬贺）。也可以在名片上写上几个字或简短的一句话如“承蒙祝贺春节谨致谢意”。在我国内使用也可以写中文。
五、几种外文缩写及其含义
1．敬贺p.f.(pourfelinet)
2．谨唁p.netnetbsp;3．谨谢p.r.(pourremernett)
4．介绍p.p.(pourpresentation)
（介绍时介绍名片上写p.p.后面附上被介绍人的名片）
5．辞行p.p.netge)
6．恭贺新年p.f.n.a.（大小写均可）（pourfelinet）
7．谨赠（不用缩写英、法、俄三种文字均写在姓名上方中文写在右下方。）
英文iththenetentsof----
法文avenetent